What To Delegate And What Not To Delegate

Delegating tasks can be a powerful tool for increasing productivity and efficiency. However, not all tasks are suitable for delegation. It is important to carefully consider what should be delegated and what should be kept in-house. In this article, we will explore the key factors to consider when deciding what to delegate and what not to delegate. By understanding these principles, you can effectively streamline your workload and make better use of your time and resources.

Delegera rätt uppgift till rätt person

Att delegera kan verka vara en enkel sak. När vi är överväldigade av uppgifter räcker det att hitta någon som kan göra dem åt oss, och så är det klart, saker blir avklarade. Verkligheten ser dock annorlunda ut. Det primära målet med delegationen är faktiskt att sluta göra uppgifter som någon annan också kan göra lika bra eller till och med bättre, för att istället fokusera på de uppgifter endast en chef kan utföra. Men det handlar inte om att delegera vad som helst till vem som helst som är villig att ta itu med det. Målet är att delegera rätt uppgifter till rätt personer.

Why some people are “unable” to delegate

Sounds easy but in reality this goal is much harder to accomplish because many just “can not delegate”. But why is that?

För vissa chefer upplevs delegering som ett hinder. Det är en relativt vanlig psykologisk fråga där personer tror att uppgiften bara utförs på bästa sätt om de är involverade i den till stor del.

Det finns också en vanlig uppfattning att delegering tar mer tid än att utföra uppgiften direkt. Detta är en ond cirkel, eftersom dessa uppgifter i många fall är återkommande snarare än unika.

Det finns en annan anledning till varför vissa ledare vägrar att delegera: de ser delegation som en form av svaghet. Men faktum är att det är precis tvärtom. Att kunna effektivt delegera uppgifter visar på ansvarskänsla, organisatorisk talang och god bedömning (både gentemot sig själv och andra). Ledare som har den förmågan känner sitt team väl och litar på sina medarbetare.

Vikten av delegering: Vad du bör och inte bör delegera

Framför allt är syftet med att delegera uppgifter att minska en persons överbelastning genom att avlasta uppgifter som kan utföras av en annan person. Detta kommer att leda till viktiga fördelar:

För att undvika utbrändhet genom att minska arbetsbelastningen

Genom en rimlig fördelning av uppgifterna baserat på kompetens kan man uppnå bättre resultat

Kompetensutveckling och ökad självförtroende hos medarbetarna

Skapa en miljö präglad av förtroende genom att ge anställda mer autonomi

Vad bör vi inte delegera?

Det kan vara olämpligt att delegera uppgifter som kräver unika färdigheter eller kunskaper som endast du besitter. För uppgifter med hög risk eller som är avgörande för projektets framgång kan det vara bättre att behålla dem internt.

1. Unika färdigheter eller kunskaper: Om uppgiften kräver specifika kompetenser som bara du har, kanske det inte är bäst att delegera den.

2. Högriskuppgifter: Uppgifter med stora konsekvenser om de misslyckas bör noggrant övervakas och utföras inom organisationen.

3. Kritiska uppgifter: Uppgifter som spelar en central roll för projektets framgång bör hållas internt för ökad kontroll och samordning.

4. Komplexa arbetsuppgifter: Om en uppgift innefattar många olika delmoment och svårigheter kan det vara mer effektivt att ha den in-house där teamet har erfarenhet av liknande utmaningar.

5. Konfidentiell information: Om ett uppdrag involverar känslig information eller affärshemligheter, kan det vara säkrare att hantera det internt istället för att dela med sig till andra parter.

You might be interested:  Min externa hårddisk syns inte i min dator

Genom att noga bedöma dessa faktorer kan man fatta välgrundade beslut angående delegation av arbetsuppgifter i olika situationer.

Vad du bör delegera: 10 uppgifter att överlåta till andra

Problemet med små uppgifter, som att skicka korta e-postmeddelanden, boka möten och flygresor för affärsresor och liknande vardagliga uppgifter är mycket mer tidskrävande än de verkar vara. Varje enskild uppgift är liten i sig själv, men tillsammans kan de fylla timmar och lämna dig med en känsla av att du har gjort mycket utan att ens ha rört vid de viktigaste arbetsuppgifterna. Trots det är dessa uppgifter som ledningen bör ta hand om i första hand..

Vad man kan delegera och vad man inte bör delegera

Att kopiera och klistra in data från en e-postmarknadsföringstjänst till CRM kan verka avslappnande, särskilt efter energikrävande strategiska möten. Men det är inte värt en chefs tid. Om du inte kan köpa en allt-i-ett-lösning eller automatisera processen bör du delegera uppgiften till en assistent.

Vad som kan delegeras och vad som inte bör delegeras

Bara för att du alltid har brytt dig om att bygga och skapa hemsidan eftersom du är den enda som känner till HTML betyder det inte att det måste vara så. Grunderna i HTML – liksom andra aktiviteter – är inte svåra att lära sig. För att kunna utföra de mer utmanande uppgifterna kan det vara värt att ge en teammedlem möjlighet att utveckla sina färdigheter och permanent delegera detta ansvar, samtidigt som man får en kompetent medarbetare. På så sätt gynnas även medarbetaren genom möjligheten att få nya kunskaper.

Vad du bör delegera och vad du inte bör delegera

I det bästa fallet utförs en viss uppgift alltid av personen som är mest kvalificerad för att göra den. Om något inte passar in i din, låt oss säga, egen specialitet, kanske det är den perfekta uppgiften för en annan person. Du bör fråga dig själv ibland om du skulle välja dig själv att göra ett visst jobb eller någon annan – även om du har vant dig vid att hantera dem.

Vad du bör delegera och vad du inte bör delegera

Det kan vara särskilt farligt för produktiviteten när vissa uppgifter tar mycket tid i anspråk. När dessa börjar bli en distraktion från de verkligt viktiga uppgifterna, är det dags att fundera på att delegera dem. Så ge alltid upp tidskrävande uppgifter, om det inte finns några lagliga begränsningar eller om de kräver din personliga engagemang eller din erfarenhet och expertis.

Tips: Försök att delegera uppgifter som en helhet. Ofta behövs mer bakgrundsinformation för att kunna genomföra dem än vad man tidigare trott. Att samla och förstå individuella delar, arbetsmoment eller resultat leder till slut till att den som fått uppdraget tappar kontrollen över saker och ting.

Vad man kan delegera och vad man inte bör delegera

För att öka motivationen inom teamet bör du regelbundet delegera spännande och roliga uppgifter. Ingen arbetar bättre än anställda som trivs med sitt jobb. Därför är det också extremt viktigt att uppmärksamma de anställdas önskemål. Om någon frivilligt erbjuder sig att ta på sig vissa uppgifter eftersom han eller hon är intresserad av dem och tror att de kan hantera dem, bör den personen förmodligen få en chans.

Vad du bör överlåta och vad du inte bör överlåta

Däremot, om du märker att det tar dig mycket längre tid att utföra en uppgift än vad det brukade göra eller om du har arbetat med den så många gånger att du inte står ut längre, är det hög tid att delegera. Om det inte finns något engagemang och hängivenhet bakom uppgiften är risken stor att vi slösar mer tid än nödvändigt och riskerar att göra misstag. Vem vet: andra kanske är dedikerade för att göra jobbet..

Vad du bör delegera och vad du inte bör delegera

Att delegera är särskilt användbart för denna typ av uppgift. Uppgifter som återkommer regelbundet och alltid följer samma mönster kan enkelt överföras till andra. När dessa uppgifter har övats in kan de utföras av andra anställda, vilket gör det mindre meningsfullt att ha rutinuppgifter utförda av ledningen.

Vad man bör delegera och vad man inte bör delegera: En guide för att navigera uppgifter inom områden med frekvent förändrade regleringar

Detta står i stark kontrast till punkt 8. Det kan dock vara värt att fundera mer på det, eftersom det faktiskt är förnuftigt att delegera uppgifter som involverar ständigt föränderliga regler och föreskrifter. När man är överväldigad av arbete är det lätt att missa vissa ändringar och detaljer. Chefer har mycket på sitt bord redan. Att hålla sig uppdaterad om alla normer, lagar och riktlinjer för specifika uppgifter kan vara tidskrävande och svårt att hantera. Det är bättre att anställa/instruera någon som kan fokusera just på denna uppgift. Dessutom kommer ditt team få en expert som alltid är väl informerad om nya förändringar..

You might be interested:  Vilka livsmedel kan judar inte äta?

Vad du bör överlåta åt andra och vad du inte bör överlåta

Förmodligen har de flesta av oss någon gång arbetat med en uppgift som egentligen inte låg inom vårt ansvarsområde. Men varför skulle någon göra det? Ganska enkelt, för att uppgiften var roligare än det som fanns på vår egen agenda? Fastnat! Att utföra intressant forskning, något kreativt, skriva ett program med helt ny teknik – listan är oändlig. Det hade kanske fungerat om det inte vore för de uppgifter som verkligen behöver göras av dig, brådskande. Hur svårt det än kan låta: Allt som inte kräver din personliga medverkan eller expertis bör delegeras till den ansvariga personen.

Vilken typ av uppgift bör inte delegeras?

I företagsvärlden är det viktigt att ha en tydlig mission, vision och företagskultur. Dessa element definierar vad företaget strävar efter att uppnå och vilka värderingar som genomsyrar organisationen. Detta gäller oavsett om du är VD eller teamledare.

Företagskultur: Företagskulturen handlar om de gemensamma värderingarna, normerna och beteendemönstren som finns inom organisationen. Det inkluderar hur människor kommunicerar, samarbetar och tar beslut tillsammans. Företagskulturen är något som byggs upp över tid och påverkar hur teamet fungerar. Det är viktigt att inte outsourca företagskulturen eftersom den är en central del av organisationens identitet och kan vara avgörande för att attrahera rätt talanger och skapa en positiv arbetsmiljö.

Vad du kan delegera och vad du inte bör delegera

Det är uppenbart att det inte finns någon mening med att delegera slumpmässigt, utan någon planering. Därför är det viktigt att ha vissa saker i åtanke..

Vad du bör delegera och vad du inte bör överlåta

When delegating routine and simple tasks, managers tend to assume that it’s as simple and straightforward for everyone. This also applies for everyday tasks and those that seem to be easy. A “Please take over application testing for me from now on” is not enough. Does the employee already have experience with testing. Does he/she know how to approach the task or is there a need for training? Are there special regulations and contact persons he/she should know? Many people tend to overlook essential questions because they do not seem to be worth mentioning and, ultimately, you waste more time than actually needed. Communicate clearly:

Syftet (varför?): Särskilt anledningen bakom uppgiften betraktas ofta som oviktig och därför inte kommunicerad. Uppgifter kan dock slutföras mycket lättare när människor vet vad cheferna förväntar sig. Avbrott orsakade av frågor minskar när de blir överflödiga. Dessutom bekräftar olika studier att medarbetare är mer motiverade när de ser meningen och det större sammanhanget bakom sina uppgifter.

Förväntningen (vad?): Vad exakt krävs för att nå målet? Vad tänker handledaren på när hen tänker på en framgångsrikt utförd uppgift? Vad bör man ta hänsyn till under arbetets gång?

Tidsramen (när?): Slutligen är det viktigt att ha en aning om deadlines.

Välj rätt person att delegera till

Is has been mentioned already: the right task for the right person. It seems to be obvious, but unfortunately, many managers don’t take their employees’ or team members’ interests, talents and skills under consideration while assigning tasks. Huge mistake! If you are interested, you are motivated. Also, there is probably no need to further explain the advantages of subject-specific skills. By the way: when choosing the right person, the workload is also crucial. Overworked employees will eventually be unable to do their best.

Vad du bör delegera och vad du inte bör överlåta: En guide för effektivt arbete

Kommunikation är nyckeln före och efter delegering. Om du delegerar en uppgift för första gången, var tillgänglig och svara på de frågor som kan uppstå. En projektledningsprogramvara kan vara till stor hjälp.

Ge anställda all den befogenhet de behöver

Att delegera är inte möjligt utan att ge ifrån sig en viss grad av kontroll. Därför bör en arbetstagare, förutom de nya uppgifterna, också få ett visst ansvar och autonomi i beslutsfattandet, till exempel när det gäller budget eller kreativ frihet. Chefer som inte gör detta kommer troligtvis att bli ständigt avbrutna, vilket – låt oss vara seriösa – inte är syftet med delegationen.

När bör du delegera och när inte?

En enkel regel är följande: Om den andra personen kan utföra uppgiften minst 70% lika bra som du, bör du delegera den till dem. Detta möjliggör proaktiv delegering och att uppgifter ändå blir färdiga på en acceptabel nivå.

1. Bedöm hur väl den andra personen kan utföra uppgiften.

2. Om de kan klara av det åtminstone 70% lika bra som du, överväg att ge dem ansvaret.

3. Genom att delegera främjar du effektivitet och produktivitet i arbetsprocessen.

4. Uppgifterna kommer fortfarande bli slutförda på en godtagbar nivå.

5. Var öppen för kommunikation och samarbete när du delegerar uppgifter till andra.

6. Se till att tydligt kommunicera dina förväntningar och instruktioner vid delegering av arbetsuppgifter.

Genom att följa denna regel och använda dig av proaktiv delegation kan arbetsbördan delas mer jämnt samt bidra till ett effektivare teamarbete.

You might be interested:  Att vara eller inte vara - En simulerad häxa 2 räddning

Vad man kan delegera och vad man inte bör delegera med Stackfield

I Stackfield kan du enkelt tilldela uppgifter till en eller flera personer. All relevant information och vidare diskussion kan läggas till i uppgiftsbeskrivningen, kommentarerna eller genom att bifoga länkar (dokument) och filer. På grund av detta har den långa sökningen efter specifik information ett slut, inget går förlorat och alla detaljer förblir åtkomliga på ett centralt ställe – själva uppgiften.

Om du vill delegera en rutinuppgift kan du helt enkelt kalla den för en ‘återkommande uppgift’. Om föregående uppgift är markerad som ‘klar’, kommer Stackfield automatiskt att skapa en efterföljande uppgift vars förfallodatum beror på återkomstfrekvensen som anges av skaparen. Till exempel skapas en återkommande uppgift varje första dag i månaden.

Om det bara finns en del av en uppgift som kan delegeras, kan du lägga till deluppgifter till uppgiften. Varje deluppgift kan sedan tilldelas enskilda användare.

Det är också möjligt att skapa individuella godkännandeflöden för att ange att det krävs en bedömning av en specifik person (ledningen) innan en uppgift kan markeras som ‘klar’.

Delegating properly is not difficult. Sometimes you have to give yourself a little jolt. Those who manage to do this will find that it’s not the end of the world if they have to transfer responsibility for “routine tasks 152” to someone else.

Hur bestämmer du vad du ska delegera?

När vi bestämmer vad vi ska delegera och vad vi själva bör göra, är det viktigt att ta hänsyn till följande faktorer. Först och främst bör vi fokusera på uppgifter som ligger i linje med våra styrkor och expertis. Genom att delegera uppgifter som andra kan hantera effektivt, frigör vi tid för strategiskt eller högimpact arbete. Dessutom är det viktigt att prioritera uppgifter baserat på deras deadlines och betydelse.

P.S.: Att kunna identifiera vilka uppgifter man inte bör delegera är lika viktigt som att kunna delegatering i sig. Vissa arbetsuppgifter kräver personlig närvaro eller specifika kompetenser som bara du besitter. Det kan vara värt att överväga dessa aspekter innan man tar beslut om delegation av arbetsuppgifter.

The golden rules of delegation are important guidelines to follow when assigning tasks and responsibilities

För att kunna delegera uppgifter på ett effektivt sätt är det viktigt att specificera vilka uppgifter du vill delegera, vilka resultat du förväntar dig och den tidsfrist inom vilken uppgifterna bör vara slutförda. Det är dock viktigt att aldrig delegera högvärdes- och känsliga uppgifter som du själv har anställts för och som kräver din unika erfarenhet.

Att identifiera rätt typ av arbetsuppgifter att delegara kan hjälpa till att frigöra tid och resurser för mer strategiska eller specialiserade ansvarsområden. Genom att tydligt kommunicera dina förväntningar till de personer du delegerar åt kan du säkerställa en smidig överföring av ansvar.

P.S. Kom ihåg att även om delegation kan vara fördelaktigt, bör man alltid ha i åtanke sina egna styrkor och expertis när man bestämmer vad som ska delegeras.

Varför delegerar vi inte?

Vanliga anledningar till varför ledare inte delegerar

1. Bristande kompetens inom teamet: Ibland vet ingen i teamet hur man utför arbetet, så ledaren tar på sig uppgiften själv.

2. Tro att teammedlemmarna inte klarar av det: Ledare har ofta svårt att tro att deras medarbetare är kapabla och villiga att ta på sig uppgifterna.

3. Rädsla för kontrollförlust: Vissa ledare känner oro över att förlora kontrollen om de delegerar arbetsuppgifter till andra.

4. Tidsbrist och bristande planering: Ledare kan vara pressade av tidsbegränsningar eller dålig planering, vilket gör det svårt för dem att hitta tid och resurser för delegation.

En dålig sätt att delegera uppgifter

En vanlig orsak till dålig delegering av uppgifter är när den som delegerar:

1) Använder fel strategi för personen. Till exempel ger otillräckligt med kontext eller utbildning till en person med begränsad erfarenhet, eller ger för mycket till en person med hög erfarenhet.

Vad du kan delegera:

1) Rutinmässiga administrativa uppgifter såsom datainmatning, filhantering och kalenderhantering.

2) Uppgifter som kräver mindre beslutsfattande, t.ex. bokningar av resor eller möten.

3) Uppgifter som ligger inom någon annans expertisområde där de har mer kunskap än dig.

4) Mindre kreativa uppgifter såsom formatering av dokument eller skapande av presentationer.

5) Enklare forskningsuppgifter där informationen redan finns tillgänglig.

6) Att organisera evenemang eller konferenser där detaljerna kan hanteras av någon annan under din övervakning.

7) Att ge feedback på arbete utfört av andra teammedlemmar om du har förmågan att bedöma kvaliteten korrekt.

Vad du inte bör delegera:

1) Strategiskt beslutsfattande som rör företagets framtid och mål.

2) Kritiska projektledningsuppgifter där du behöver ha full kontroll över processen.

3) Uppgifter som kräver din specifika expertis och kunskap.

4) Att ge feedback på arbete utfört av andra teammedlemmar om du inte har tillräcklig insikt eller erfarenhet inom det aktuella området.

5) Konfidentiell information eller uppgifter som kan vara känsliga för företaget.

Genom att vara medveten om vad som kan och inte kan delegeras, kommer du att kunna effektivt utnyttja dina resurser och frigöra tid för mer strategiska uppgifter.